Przejdź do treści
KSeF — Pytania i odpowiedzi: Kompletny FAQ dla przedsiębiorców
🧾 Czym jest KSeF?
KSeF to skrót od Krajowego Systemu e-Faktur — centralnej platformy Ministerstwa Finansów do wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. System ma zastąpić tradycyjne faktury papierowe i PDF i od 2026 r. stanie się obowiązkowy dla większości przedsiębiorców.
❓ Najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi
🧩 1. Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?
Obowiązek korzystania z KSeF wchodzi stopniowo w życie od 1 lutego 2026 r. dla największych podatników, a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników VAT.
🔢 2. Co to jest numer KSeF faktury?
Każda faktura zatwierdzona przez KSeF otrzymuje unikatowy numer identyfikacyjny — stanowi on oficjalny identyfikator dokumentu w systemie i często musi być użyty np. przy tytułach przelewów po 1 sierpnia 2026 r.
📎 3. Czy faktury w KSeF mogą mieć załączniki?
Tak — KSeF przewiduje możliwość dodawania załączników stanowiących integralną część faktury (np. dodatkowa dokumentacja związana z VAT). Aby skorzystać z tej funkcji, podatnik musi złożyć odpowiednie zgłoszenie przez e-Urząd Skarbowy.
📥 4. Jak pobierać faktury z KSeF?
Faktury można pobierać:
- bezpośrednio z aplikacji KSeF po zalogowaniu,
- lub z systemów zewnętrznych, które łączą się z KSeF automatycznie i synchronizują dane.
🧾 5. Co z fakturami B2C (dla osób fizycznych)?
Faktury VAT wystawione na osoby fizyczne mogą być przesyłane do KSeF fakultatywnie — to znaczy, że nie muszą być obowiązkowo wysyłane przez KSeF, choć jest to możliwe.
🔄 6. Czy faktura korygująca ma specjalne zasady?
Tak. Faktura korygująca do dokumentu wystawionego przez KSeF musi zawierać m.in. numer identyfikacyjny faktury, której dotyczy oraz szczegółowe dane dotyczące zmian.
⚠️ 7. Co się dzieje w przypadku awarii systemu KSeF?
Jeśli KSeF jest niedostępny (awaria lub brak łączności), faktury można wystawiać w trybie offline — muszą one jednak zostać przesłane do systemu niezwłocznie po przywróceniu działania.
📌 Podsumowanie: najważniejsze zasady KSeF
KSeF to już nie przyszłość, ale bliska rzeczywistość dla polskich przedsiębiorców. Od 2026 r. każda firma, która wystawia faktury VAT, będzie musiała korzystać z tego systemu — wystawiać faktury w strukturze XML i zapewnić ich zgodność ze standardami technicznymi.
📈 Chcesz wdrożyć KSeF w swojej firmie — technicznie i bez błędów?
Jeśli prowadzisz WordPress lub WooCommerce i chcesz, aby Twój system fakturowania był bezpiecznie i poprawnie zintegrowany z KSeF poprzez inFakt, wFirma lub inne narzędzia — mogę Ci pomóc na każdym etapie:
✔ analiza wymagań
✔ wybór właściwej ścieżki integracji
✔ konfiguracja systemów i API
✔ testowanie i szkolenie
✔ wsparcie techniczne
👉 Skontaktuj się, aby przygotować swój biznes na obowiązek e-fakturowania KSeF w 2026 r.
